In der heutigen digitalen Welt ist der Zugang zu Informationen entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Eine effiziente Sammlung, Organisation und Weitergabe von Wissen ist eine Herausforderung, der sich viele Unternehmen gegenübersehen. Hier kommt eine unternehmenseigene Wissensplattform, oft auch Wiki genannt, ins Spiel. Mit einer Wissensplattform wird Ihr Unternehmen dabei unterstützt, Wissen zu bündeln und optimal zu nutzen. Mit diesem Blogbeitrag startet auch gleichzeitig unsere Serie, die Sie Schritt für Schritt beim Aufbau der eigenen Wissensplattform unterstützt. Bevor Sie jedoch eine Wissensplattform in Ihrem Unternehmen einführen, stellt sich zu Beginn oft die Frage: Welche Informationen sollten überhaupt in einer Wissensplattform abgebildet werden? In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, welche Arten von Inhalten sich sinnvoll in einer Wissensplattform speichern lassen und wie dies Ihrem Unternehmen von Nutzen sein kann.
Welche Inhalte gehören überhaupt in eine Wissensplattform?
Unternehmensprozesse und Regeln Wer gibt wann wem was weiter? Wie stelle ich einen Urlaubsantrag und welche Dokumente benötige ich dafür? Eine Wissensplattform ist der ideale Ort, um Ihre Prozesse und Arbeitsanweisungen zu speichern. Durch die zentrale Ablage der erforderlichen Prozess-Dokumente können Mitarbeiter leicht auf aktuelle Informationen zugreifen und eine gewisse Standardisierung wird sichergestellt. Mitarbeiterinformationen Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem eine Wissensplattform erheblichen Nutzen bieten kann, ist die Bereitstellung von Informationen für und über Mitarbeiter. Hierzu gehören beispielsweise ein Mitarbeiterverzeichnis mit Kontaktinformationen und Abteilungszugehörigkeiten. Darüber hinaus können Bedienungsanleitungen für die von den Mitarbeitern verwendete Software und Geräte in der Wissensplattform abgelegt werden. Ganz gleich ob Anleitungen für die Branchensoftware oder aber auch zum Wechsel der Druckerpatrone. Produkt- und Serviceinformationen Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen anbietet, können Sie in der Wissensplattform umfassende Informationen dazu bereitstellen. Produktbeschreibungen, technische Spezifikationen, Anleitungen und Preislisten können alle an einem Ort gespeichert werden, was die Produktverwaltung und den Kundenservice erheblich verbessert. Projektdokumentation Wissensplattformen sind perfekte Tools zur Dokumentation von Projekten. Sie können Projektpläne, Fortschrittsberichte, Meilensteine und Besprechungsprotokolle an einem Ort speichern. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer zwischen Teammitgliedern. Wissensdatenbank Eine Wissensplattform kann als Wissensdatenbank dienen, in der Mitarbeiter Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs) finden. Dies reduziert die Notwendigkeit, wiederholt dieselben Fragen zu beantworten, und spart wertvolle Arbeitszeit. Schulungs- und Weiterbildungsmaterialien Wenn Sie Schulungen oder Weiterbildungsprogramme für Ihre Mitarbeiter durchführen, können Sie Schulungsmaterialien, Lehrpläne und Ressourcen in Ihrer Wissensplattform speichern. Dies erleichtert nicht nur den Zugriff der Mitarbeiter auf Schulungsinhalte, sondern ermöglicht auch die Aktualisierung und Anpassung dieser Materialien.
Tipp: Befragen Sie Ihre Mitarbeiter
Starten Sie eine kurze Umfrage unter Ihren Mitarbeitern: Zu welchen Themen musst du häufig Auskunft geben? Bei welchen Themen musst du dir selbst immer wieder Hilfe holen? Auf diese Weise erhalten Sie eine belastbare Themensammlung mit Inhalten, die die Mitarbeiter wirklich interessieren.
Inhalte vorab in Themensammlung festhalten
Eine Wissensplattform kann eine unschätzbare Ressource für Ihr Unternehmen sein, um Informationen zu organisieren, den Wissenstransfer zu erleichtern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Indem Sie möglichst relevante Inhalte identifizieren und in Ihrer Wissensplattform ablegen, können Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren und Ihre Mitarbeiter effektiver machen.
Im nächsten Teil der Blog-Serie erfahren Sie, wie Sie eine möglichst einfache und gelungene Strukturierung dieser Inhalte vornehmen können.